Как списать воду в «Честном знаке»: бой, брак, возврат и просрочка

Вывод из оборота воды: когда он нужен

Вывод из оборота — это сообщение в «Честный знак», что бутыль покинула оборот: её купил конечный потребитель, она разбилась, испортилась или ушла на собственные нужды. Пока код не выведен, он числится на вашем ИНН как остаток.

Правила маркировки упакованной воды перечисляют случаи вывода (пункт 2):

• розничная продажа или безвозмездная передача физлицу для личного потребления;
• продажа юрлицам и ИП для целей, не связанных с перепродажей;
• изъятие, конфискация, утилизация, уничтожение или безвозвратная утрата;
• продажа по образцам или дистанционным способом, через постамат или торговый автомат;
• использование для собственных нужд, производства, маркетинговых акций, благотворительности;
• вывоз за пределы России.

Розничная продажа выводит код сама — через чек онлайн-кассы и ОФД. Для остальных случаев нужен документ в личном кабинете, УПД через ЭДО или файл из учётной программы. В личном кабинете для воды есть такие причины: «Использование для собственных нужд», «Использование для производственных целей», «Безвозмездная передача», «Утрата», «Уничтожение», «Утилизация», «Истечение срока годности», «Конфискация», «Другое» и причины для продажи. Розничная, дистанционная и вендинговая продажа доступны только в режиме поэкземплярного учёта.

Ситуация → причина вывода → документ → срок

Таблица собрана под доставку 19 л. Срок «3 рабочих дня» считают со дня составления первичного документа (пункт 91), для продажи офису — со дня отгрузки (пункты 91(3) и 102).

Важно. Отдельной причины «бой» в личном кабинете нет. Выберите «Утрата» или «Уничтожение» под формулировку своего акта, закрепите выбор в учётной политике и держитесь его. Так бухгалтер и проверяющий увидят одинаковую картину в учёте и в «Честном знаке».

Как списать воду в «Честном знаке» вручную: пошагово

1. Составьте первичный документ. Акт о списании, бое или порче с номером, датой, количеством бутылей и их кодами. Оператор прямо требует указывать реквизиты такого документа. Трёхдневный срок считают от даты акта.
2. Определите дату розлива. Воду, разлитую по 28 февраля 2025 года включительно, можно вывести по GTIN и количеству. Воду, разлитую с 1 марта 2025 года, — только с кодом каждой бутыли.
3. Проверьте, что коды ваши. Вывести можно код, который введён в оборот и числится на вашем ИНН. Если УПД поставщика ещё не подписан, сначала примите его.
4. Создайте документ «Вывод из оборота». Укажите товарную группу «Упакованная вода», причину вывода, наименование, номер и дату первичного документа.
5. Добавьте коды. Сканером, вручную или файлом. Сведения можно загрузить и готовым файлом XML или CSV, и через API учётной программы.
6. Подпишите УКЭП и отправьте.
7. Проверьте результат. В разделе «Коды маркировки» выведенные коды получают статус «Выбыл». Если документ вернулся с ошибкой, исправьте его и подайте снова, не дожидаясь конца срока.

Ошиблись в уже принятом документе? Направьте уведомление об отмене с реквизитами исходного документа и при необходимости подайте новое (пункт 107 Правил). Сведения, которые ушли через кассу, так не отменяются. Во время проверки госорганом менять сведения нельзя.

Продажа офису: вывод через УПД или документ с ИНН покупателя

Офис, салон, автосервис, которые берут воду для кулера, — не перепродавцы. Воду, проданную им, выводит из оборота продавец (пункт 102 Правил). Способов три (пункт 91(3)):

• УПД через ЭДО с причиной выбытия «1 — Использование для собственных нужд». В XML это признак СвВыбытияМАРК = 1. Клиент подписывает УПД, и коды выбывают.
• Документ «Вывод из оборота» с причиной «Использование для собственных нужд» и ИНН покупателя, если у клиента нет ЭДО. Срок — не позднее 3 рабочих дней со дня отгрузки.
• Чек онлайн-кассы. Его допускает закон, но с оговоркой ниже.

Важно. Если в чеке указан ИНН покупателя, «Честный знак» считает такой чек передачей товара между участниками оборота, а не выбытием (документация ГИС МТ). Офису, который платит по счёту, надёжнее оформить УПД с причиной выбытия или документ с ИНН.

Общепит и госучреждения — исключение. С 1 декабря 2023 года они сами принимают воду по УПД и сами выводят её из оборота. Им отправляйте обычный УПД на передачу, без причины выбытия. Подробнее о том, кто за что отвечает, — в статье «Маркировка воды в «Честном знаке» в 2026 году».

Бой, брак и просрочка в доставке 19 л

Бой до передачи клиенту. Пока бутыль не продана, она ваша, даже если разбилась у двери квартиры. Экспедитор фотографирует бой и сохраняет крышку или этикетку с кодом. В тот же день офис составляет акт, и не позднее третьего рабочего дня уходит документ о выводе.

Код не прочитать. Если крышка раскололась и код не сканируется, его вычисляют методом исключения: какие коды уехали в рейс и какие проданы. Оператор предлагает тот же подход для агрегатов. Поэтому коды выгодно сканировать при загрузке машины, а не только у клиента.

Брак от поставщика. Трещину или протечку лучше поймать при приёмке. Пока УПД не подписан, поставщик выставляет исправленный УПД. После подписания расхождение правят корректировочным документом, подписанным обеими сторонами (пункты 105–106 Правил). Списывать за свой счёт брак поставщика не нужно, если он забирает воду назад.

Просрочка. Бутыль с истёкшим сроком касса не продаст: разрешительный режим блокирует такой код. Её выводят с причиной «Истечение срока годности» по акту.

Санобработка. На списание она не влияет. Кулер обрабатывают у клиента, когда вода уже продана, а пустую бутыль моют до розлива, когда кода на ней ещё нет. Регламент и журнал — в статье «Санобработка кулера».

Возврат от покупателя: как вернуть воду в оборот

• Физлицо вернуло полную бутыль после чека. Пробейте чек возврата с кодом. Для дистанционной продажи сведения о возврате подают до того, как снова предложите бутыль к продаже: ИНН, причину и коды (пункт 93).
• Клиент отказался до оплаты. Продажи не было, код остаётся на вашем остатке. Ничего подавать не нужно.
• Офис вернул воду, купленную для собственных нужд. Оформляют корректировочный документ, подписанный обеими сторонами. Если код цел, передают ИНН, коды и реквизиты документов о возврате (пункт 103).
• Код на вернувшейся бутыли повреждён. Нужна перемаркировка новыми кодами (пункты 101 и 103). В товарной группе «Вода» оператор её допускает.
• Клиент сдал пустую бутыль. Это возврат тары, а не товара. Код выбыл ещё при продаже. Как вести такие бутыли и залог — в статье «Учёт возвратной тары у продавца воды».

Как списать остатки и найти расхождения

Остатки в личном кабинете — это коды на вашем ИНН. Расхождения с полкой обычно дают четыре вещи: несписанный бой, продажа офису без вывода, чек без кода и непринятый УПД поставщика.

1. Выгрузите из личного кабинета коды на остатке и отсканируйте фактический склад.
2. Разделите разницу: каких кодов нет на полке и каких нет в кабинете.
3. Код есть в кабинете, бутыли нет: найдите по рейсам, куда ушла вода. Бой и недостачу выводите по акту, офис — документом с ИНН покупателя.
4. Бутыль есть, кода в кабинете нет: обычно не подписан входящий УПД. Примите его или попросите поставщика переотправить.
5. Вода ушла физлицу, а код не попал в чек: в личном кабинете есть причина «Розничная реализация» для поэкземплярного режима. Порядок и сроки для такого случая уточните в поддержке оператора: штатно розница выводится чеком.

Воду, разлитую до 1 марта 2025 года, по причинам, не связанным с розничной продажей, можно выводить по объёмно-сортовому учёту, то есть по GTIN и количеству. Остальное — только по кодам.

Частые ошибки при списании воды

• Бой копят до конца месяца. Срок — 3 рабочих дня с даты акта, иначе это нарушение порядка подачи сведений (ст. 15.12.1 КоАП: предупреждение или штраф для организаций от 50 000 до 100 000 ₽).
• Офису пробивают чек с ИНН и считают, что вода выбыла.
• Выводят по GTIN и количеству воду, разлитую после 1 марта 2025 года.
• В документе не указывают реквизиты акта.
• Списывают бутыль, которая разбилась у клиента уже после чека.
• Вместо разбитой бутыли пробивают в чеке код соседней. Тогда у соседней бутыли код окажется выбывшим, и её не продать.

Частые вопросы